Votre syndic d’immeubles répond à vos questions

Depuis nos débuts, nous visons un seul et même objectif : la satisfaction de chaque copropriétaire. Celle-ci passe, notamment, par une communication claire et compréhensive pour chacun. Nous sommes conscients que certains termes parfois utilisés dans notre secteur professionnel et par les agents immobiliers ne sont pas toujours connus.

Syndic d’immeubles, règlement de copropriété, assemblée des copropriétaires… Jetez vite un oeil à notre lexique ! Celui-ci est complet et contribue à votre excellente compréhension.

ACP : Association des copropriétaires ou copropriété. Celle-ci doit être inscrite à la Banque Carrefour des entreprises.

Acte de base : L’acte de base comprend la description de l’ensemble immobilier, des parties privatives et communes, ainsi que la fixation de la quote-part des parties communes afférentes à chaque partie privative, cette quote-part étant déterminée en tenant compte de la valeur respective fixée en fonction de la superficie nette au sol, de l’affectation et de la situation de la partie privative, sur la base d’un rapport motivé d’un notaire, d’un géomètre-expert, d’un architecte ou d’un agent immobilier. Ce rapport est repris dans l’acte de base.

Appels de fonds : il s’agit des sommes qui sont demandées aux copropriétaires, soit pour régler leurs charges (appels de charges), soit pour régler des travaux ou toute autre dépense.

Assemblée générale des copropriétaires : elle constitue l’organe décisionnel de l’association des copropriétaires. Elle est composée de l’ensemble des copropriétaires (à l’exclusion des locataires ou des personnes étrangères à l’immeuble) et est présidée par un copropriétaire.

Assemblée générale ordinaire ou statutaire : l’assemblée annuelle obligatoire. Celle-ci doit avoir lieu pendant la quinzaine décidée la copropriété.

Assemblée générale extraordinaire : convoquée par le syndic de la copropriété ou au minimum 20% des quotités de la copropriété pour traiter d’un sujet qui ne peut attendre l’assemblée générale ordinaire suivante.

Association partielle : si l’immeuble comprend 20 lots ou plus l’acte de base peut prévoir la création d’une ou plusieurs associations partielles. Ces associations partielles ne sont compétentes que pour les parties communes particulières désignées dans l’acte de base.
Exemple : association principale ACP AB (immeuble A et immeuble B) et association partielle Bloc A et Bloc B.

Association principale : représente les parties communes générales d’un immeuble ou d’un groupe d’immeubles et peut être composée d’associations partielles.

Balance : c’est le document comptable qui permet de faire le point des crédits et des débits et permet donc de savoir si le solde est négatif ou positif. Il est préférable de parler de "situation de trésorerie".

Budget prévisionnel : c’est le budget établi en début d’exercice et qui permettra de calculer les appels de fonds provisionnels.

Clause d’abandon de recours : représente une forme de sécurité et de confort pour le copropriétaire Bailleur. Celui-ci ou l’assurance de la copropriété ne doivent pas courir après le locataire, potentiellement non ou mal assuré et sans moyens, pour être dédommagé en cas de sinistre (les incendies, les dégâts des eaux, bris de vitre et les dégâts issus de catastrophes naturelles et de tempêtes). Certaines assurances demandent de rajouter cette mention dans le bail.

Commissaire aux comptes : L’assemblée désigne annuellement un commissaire aux comptes. Il peut être un copropriétaire ou une personne externe à la copropriété. Il contrôle les comptes de la copropriété.

Copropriété : Immeuble ou ensemble immobilier, divisé en lots appartenant au moins à 2 personnes distinctes, soumis à ce titre à une réglementation spécifique.

Conseil de copropriété : organe chargé de contrôler la mission du syndic. Il est obligatoire dans les copropriétés comportant 20 lots principaux ou plus (facultatif pour les plus petites copropriétés).

Convocation : document par lequel le syndic et/ou dans certains cas un ou plusieurs copropriétaires possédant au moins 1/5ème des quotes-parts dans les parties communes peuvent convoquer une assemblée générale.

Destination de l’immeuble : c’est la notion la plus floue du droit de la copropriété. Il s’agit de l’âme de l’immeuble. Ex : l’immeuble est à destination exclusive d’habitation.

Droit de vote : chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes.

Fonds de roulement : c’est la somme qui est versée par chaque lot pour constituer le fonds de trésorerie permanent d’une copropriété. La part de chaque copropriétaire reste sa propriété.

Fonds de réserve : c’est la somme des apports de fonds périodiques destinés à faire face à des dépenses non périodiques, telles que celles occasionnées par le renouvellement du système de chauffage, la réparation ou renouvellement d’un ascenseur ou la pose d’une nouvelle chape de toiture.
Obligation de constituer ce fonds pour les copropriétés de plus de 5 ans (contribution annuelle de minimum 5% de la totalité des charges communes ordinaires de l’exercice précédent.
Contrairement au fonds de roulement, le fonds de réserve reste acquis à la copropriété.

Frais de mutation : lors d’une vente d’un lot ou lors d’une modification d’une indivision, l’agent immobilier courtier ou le notaire introduit une demande de renseignements auprès du syndic . Les frais en découlant sont à charge privative du copropriétaire concerné.

Franchise : montant à charge du copropriétaire « responsable » ou de la copropriété en cas de sinistre.

Indivision : un lot en indivision est un lot qui appartient à plusieurs personnes à la fois (héritage ou achat en indivision, par exemple des concubins). Toute indivision doit avoir un représentant ;

Liste de présences : le syndic dresse une liste reprenant l’identité des copropriétaires ou de leurs mandataires et leurs quotités dans l’immeuble. Chaque copropriétaire ou son mandataire présent signe cette liste avant l’ouverture de la séance.

Lot : le lot est une partie privative individualisée dans une copropriété : cave, grenier, logement, boutique. On parle, pour des raisons pratiques, des lots principaux (logement, boutique, bureau) et des lots secondaires (parking, cave, …).

Mandataire : personne qui a un mandat de représentation complété et signé par le propriétaire du lot concerné (mandant).

Mutation : ce mot signifie qu’il y a changement de propriétaire (vente ou héritage).

Ordre du jour : liste des sujets qui seront évoqués en assemblée générale de copropriété et donneront lieu à des délibérations. Toutes les personnes concernées peuvent demander au syndic qu’un point soit mis à l’ordre du jour au moins 3 semaines avant le début de la quinzaine fixée dans le Règlement d’Ordre Intérieur.

Plan comptable minimum normalisé : obligatoire pour les copropriétés de 20 lots principaux et plus. Il assure la tenue d’une comptabilité uniforme.

Président de l’assemblée : copropriétaire désigné au début de l’assemblée générale qui dirige les débats.

Procuration (qui donne mandat) : c’est le pouvoir donné par un copropriétaire à une autre personne (mandataire), pour le représenter à une assemblée générale. Elle est toujours écrite et désigne nommément le mandataire ; elle peut être générale ou spéciale et ne peut concerner qu’une assemblée générale. Sauf disposition contraire, une procuration octroyée pour une assemblée générale vaut également pour l’assemblée générale organisée en raison de l’absence de quorum lors de la première assemblée générale. Nul ne peut accepter plus de 3 procurations par vote, sauf si le total des voix n’excède pas 10% du total des voix affectées à l’ensemble des lots de la copropriété.

Procès-verbal d’assemblée générale : compte-rendu des décisions prises par l’assemblée générale avec indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus. Il est rédigé par le secrétaire de l’assemblée (généralement le syndic), lu et signé en fin de réunion par le président de l’assemblée générale et par tous les copropriétaires ou leurs mandataires encore présents à ce moment. Il est diffusé par le syndic aux copropriétaires dans les 30 jours de l’assemblée générale.

Prorata temporis : cette expression latine veut dire "en fonction du temps écoulé". On répartira les charges "prorata temporis" entre vendeur et acheteur en fonction du temps pendant lequel chacun aura été copropriétaire.

Provision de charges : dans les copropriétés où les charges ne sont pas payées en fonction des dépenses réelles, les copropriétaires payent chaque trimestre des provisions de charges (en fonction du budget prévisionnel voté), ces provisions étant régularisée en fin d’exercice.

Quorum : majorité requise pour que l’assemblée générale se tienne valablement. Dans le cas présent, il s'agit d'un double quorum : en début de séance, plus de la moitié des copropriétaires doivent être présents ou représentés et doivent réunir au moins 50% des quote-parts dans les parties communes.

Quotités (ou quote-parts) : part que représente un lot dans les parties communes et sur base de laquelle seront appelées les provisions de charges.

Règlement de copropriété (partie des statuts de l'immeuble) :

Il définit la description des droits et obligations de chaque copropriétaire ;
Les critères motivés et le mode de calcul de répartition des charges ;
Les règles relatives au mode de convocation, au fonctionnement et aux pouvoirs de l'assemblée générale ;
Le mode de nomination du syndic, l'étendue de ses pouvoirs, la durée de son mandat et les modalités de son renouvellement, ainsi que les modalités du renon éventuel de son contrat et les obligations consécutives à la fin de sa mission ;
La période annuelle de quinze jours pendant laquelle devra se tenir l'assemblée générale ordinaire de l'association des copropriétaires.

Règlement d’ordre intérieur (partie des statuts de l'immeuble) :
il contient au moins :

Les règles relatives au mode de convocation, au fonctionnement et aux pouvoirs de l’assemblée générale ;
Le mode de nomination d’un syndic, l’étendue de ses pouvoirs, la durée de son mandant et les modalités de renouvellement de celui-ci, les modalités du renom éventuel de son contrat, ainsi que les obligations consécutives à la fin de sa mission ;
La période annuelle de quinze jours pendant laquelle se tient l’assemblée générale ordinaire de l’association des copropriétaires.

Statuts : les statuts sont composés de l’acte de base, du règlement de copropriété et du règlement d’ordre intérieur.

Syndic : il constitue « l’organe exécutif » de l’association des copropriétaires. La loi lui accorde, de manière impérative, la mission de gestion quotidienne de l’immeuble et de gestion des fonds de la copropriété, le tout sur base des décisions adoptées par l’assemblée générale des copropriétaires. Vis-à-vis des tiers, le syndic exerce en outre une mission de représentation de l’association des copropriétaires. Son mandat ne peut excéder 3 ans mais il peut être renouvelé par la décision expresse de l’assemblée générale.